Zásady zpracování osobních údajů
přijaté v souladu s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“)
Zásady zpracování osobních údajů dodavatelů společnosti VALAVANI s.r.o. naleznete zde
Zásady zpracování osobních údajů klientů společnosti VALAVANI s.r.o. naleznete zde
1. úvod
Společnost VALAVANI s.r.o. coby provozovatel internetového obchodu www.intimninakupy.cz (dále jen „Správce“) zpracovává osobní údaje tzv. subjektů údajů – fyzických osob, které:
- mají zájem o nákup v internetovém obchodu (potenciální zákazníci);
- v internetovém obchodu nakupují či nakoupily (zákazníci).
Správce dbá na to, aby zpracování osobních údajů subjektů údajů bylo zákonné, korektní, transparentní, přesné, důvěrné a osobní údaje byly zpracovávány pouze v nezbytném rozsahu. Správce dbá též na to, aby osobní údaje byly řádně zabezpečeny a aby při zpracování osobních údajů byla dodržena veškerá pravidla stanovená GDPR jakož i dalšími právními předpisy v oblasti nakládání s osobními údaji.
Tyto zásady byly přijaty mimo jiné za účelem doložení souladu zpracování osobních údajů ze strany Správce s právními předpisy. Vysvětlení jednotlivých pojmů souvisejících se zpracováním osobních údajů dle těchto zásad je uvedeno v čl. 11 níže.
2. Správce osobních údajů
2.1 Totožnost Správce
Správcem osobních údajů je společnost VALAVANI s.r.o., IČO: 29389933, se sídlem Pavlovova 3048/40, Zábřeh, 700 30 Ostrava, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 38328.
2.2 Kontaktní údaje Správce
Sídlo: Pavlovova 3048/40, Zábřeh, 700 30 Ostrava
ID datové schránky: kj97eg4
E-mail: info@valavani.cz
Telefon: +420 605 899 313
3. Účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracování
3.1 Plnění kupní smlouvy ze strany Správce
Správce zpracovává osobní údaje zejména za účelem uzavření a plnění kupní smlouvy, tedy minimálně proto, aby Správce mohl zákazníkovi dodat zboží zakoupené v internetovém obchodu.
Právním základem tohoto zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů. Doba zpracování osobních údajů za tímto účelem je uvedena v odst. 7.1 níže.
3.2 Plnění právních povinností ze strany Správce
Správce zpracovává osobní údaje za účelem plnění právních povinností Správce, vyplývajících např. z účetních a daňových zákonů, ze zákona o ochraně spotřebitele apod., včetně povinnosti Správce být schopen doložit, že zpracovává osobní údaje v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména v souladu s GDPR.
Právním základem tohoto zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – splnění právní povinnosti, která se na Správce vztahuje. Doba zpracování osobních údajů za tímto účelem je uvedena v odst. 7.2 níže.
3.3 Oprávněné zájmy Správce
Správce může zpracovávat osobní údaje za účelem:
- uplatňování přímého marketingu (viz čl. 5 níže);
- určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků (zejména právních nároků vyplývajících z uzavřené kupní smlouvy);
- zpracování dotazů zákazníků či potenciálních zákazníků, vyřizování jejich dotazů a komunikace s nimi v rámci péče Správce o dobré vztah
Právním základem tohoto zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem Správce. Doba zpracování osobních údajů za tímto účelem je uvedena v odst. 7.3 níže.
3.4 Souhlas subjektu údajů
Na základě souhlasu Správce může zpracovávat osobní údaje za účelem:
- uplatňování přímého marketingu (viz čl. 5 níže);
- zřízení a vedení zákaznického účtu (viz čl. 9 níže).
Právním základem tohoto zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – souhlas subjektu údajů. Doba zpracování osobních údajů za tímto účelem je uvedena v odst. 7.4 níže.
4. Zpracování osobních údajů na základě souhlasu
4.1 Dobrovolnost
Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů je zcela dobrovolné. Případné neudělení souhlasu nebude mít pro subjekt údajů žádné nepříznivé následky.
4.2 Odvolání souhlasu
Každý subjekt údajů má právo souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoli odvolat, a to jedním z následujících způsobů:
- elektronickým oznámením zaslaným na e-mailovou adresu nebo do datové schránky Správce (viz odst. 2.2 výše);
- listinným oznámením zaslaným na adresu sídla či provozovny Správce (viz odst. 2.2 výše).
Souhlas s vedením zákaznického účtu lze odvolat též zrušením zákaznického účtu (viz odst. 9.2 níže).
Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů v období před odvoláním souhlasu.
5. Přímý marketing
5.1 Obecně
Zpracováním osobních údajů pro účely přímého marketingu se rozumí zpracování osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení ve smyslu zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů (dál jen „zákon č. 480/2004“).
5.2 Obchodní sdělení
Obchodním sdělením se rozumí jakákoli forma sdělení, včetně reklamy a vybízení k návštěvě stránek internetového obchodu, určeného k přímé či nepřímé podpoře zboží či služeb nebo image Správce (zejména tzv. newslettery).
Zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení vůči potenciálním zákazníkům (tedy osobám, které v internetovém obchodu ještě nenakoupily) je možné pouze na základě souhlasu, přičemž i samotné zasílání obchodních sdělení bude prováděno na základě souhlasu (v souladu s § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb.).
Zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení vůči zákazníkům (tedy osobám, které v internetovém obchodu již nakoupili) je možné i bez souhlasu na základě oprávněného zájmu Správce (viz odst. 4.3 výše), přičemž samotné zasílání obchodních sdělení bude prováděno taktéž bez souhlasu (v souladu s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.), pokud to zákazník původně neodmítl.
5.3 Rozsah zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu
Za účelem zasílání obchodních sdělení Správce zpracovává pouze e-mailovou adresu.
5.4 Ukončení zpracování pro účely přímého marketingu
Správce ukončí zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu bezodkladně poté (viz odst. 7.5 níže), co zákazník či potenciální zákazník vyjádří svůj nesouhlas s takovým zpracováním. Nesouhlas lze učinit např. některým z následujících způsobů:
- odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů (viz odst. 2 výše);
- vyjádření nesouhlasu se zpracováním osobních údajů, a to stejným způsobem jako lze odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů (viz odst. 2 výše);
- odhlášením, které je možné učinit v každém obchodním sdělení
- vznesením námitky proti takovému zpracování (za podmínky čl. 21 GDPR).
Bez ohledu na výše uvedené Správce ukončí zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu nejpozději do 15 let od posledního nákupu v internetovém obchodu (uzavření kupní smlouvy). Dalším nákupem se doba zpracování prodlužuje vždy o další 2 roky.
V případě, že k nákupu v internetovém obchodu nikdy nedojde, Správce zpracování ukončí současně se zrušením zákaznického účtu (viz odst. 9.2 níže).
6. Kategorie příjemců osobních údajů
Správce bude poskytovat osobní údaje zejména těmto příjemcům: subjekty poskytující účetní a mzdové služby, poštovní služby, služby úschoven či zásilkoven, služby rozesílání newsletterů, právní služby, IT služby, provozovatelé platebních bran, platebních systémů, internetových vyhledávačů a porovnávačů, správci domén, poskytovatelé technické podpory apod. Tito příjemci budou zpracovávat osobní údaje buď jako samostatní správci (tedy jako subjekty, které samy určují účely a prostředky zpracování osobních údajů, a to nezávisle na Správci), nebo jako zpracovatelé (tedy subjekty, které zpracovávají osobní údaje pro Správce, na základě jeho pokynů).
Vedle toho bude Správce poskytovat osobní údaje orgánům veřejné moci, pokud mu tuto povinnost ukládají obecně závazné právní předpisy. Za příjemce však nejsou považovány orgány veřejné moci v rámci výkonu svých vyšetřovacích pravomocí.
7. Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje budou zpracovávány pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování. Zánikem jednoho z právních základů pro zpracování osobních údajů není dotčeno zpracování osobních údajů (v nezbytném rozsahu) na základě jiného právního základu.
7.1 Plnění kupní smlouvy ze strany Správce
Za tímto účelem Správce bude zpracovávat osobní údaje do 30 dnů po zániku poslední z povinností sjednaných v kupní smlouvě. Tím není dotčena možnost Správce tyto osobní údaje následně dále zpracovávat na základě jiných právních základů a pro účely uvedené v těchto zásadách.
7.2 Plnění právních povinností ze strany Správce
Za tímto účelem Správce bude zpracovávat osobní údaje po dobu trvání příslušné právní povinnosti Správce stanovené obecně závaznými právními předpisy (např. účetní doklady musejí být uchovávány po dobu 5 let, daňové doklady po dobu 10 let).
7.3 Oprávněné zájmy Správce
7.3.1 Přímý marketing
Za tímto účelem Správce může zpracovávat osobní údaje do doby vyjádření nesouhlasu s takovým zpracováním, nejdéle však po dobu 15 let od posledního nákupu v internetovém obchodu (viz odst. 5.4 výše).
7.3.2 Právní nároky
Za tímto účelem Správce může zpracovávat osobní údaje po dobu existence příslušného právního nároku, maximálně však po dobu 1 roku po uplynutí promlčecí lhůty dle obecně závazných právních předpisů. V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jakéhokoli jiného řízení, ve kterém budou řešeny práva či povinnosti vyplývající z příslušného právního nároku, neskončí doba zpracování osobních údajů k tomuto účelu před pravomocným skončením takového řízení.
7.3.3 Péče o dobré vztahy se zákazníky/potenciálními zákazníky
Za tímto účelem Správce může zpracovávat osobní údaje po dobu 12 měsíců od posledního kontaktu se zákazníkem či potenciálním zákazníkem.
7.4 Souhlas subjektů údajů
7.4.1 Přímý marketing
Za tímto účelem Správce může zpracovávat osobní údaje do okamžiku:
- odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů (viz odst. 4.2 výše);
- vyjádření nesouhlasu se zpracováním osobních údajů, a to stejným způsobem jako lze odvolat souhlas (viz odst. 4.2 výše);
nejdéle však do okamžiku zrušení zákaznického účtu (viz odst. 9.2 níže).
7.4.2 Vedení zákaznického účtu
Za tímto účelem Správce může zpracovávat osobní údaje do okamžiku zrušení zákaznického účtu (viz odst. 9.2 níže).
7.5 Výmaz osobních údajů
Bezodkladně po uplynutí doby zpracování podle odst. 7.1, 7.2, 7.3.2 nebo 7.3.3 výše, nejpozději však do konce kalendářního čtvrtletí následujícího po uplynutí doby zpracování, Správce příslušné osobní údaje, u kterých pominul účel jejich zpracování, anonymizuje či zlikviduje.
V případech dle odst. 7.3.1 nebo 7.4 výše Správce ukončí zpracování osobních údajů pro uvedené účely bezodkladně poté, co dojde k odvolání souhlasu, vyjádření nesouhlasu či zrušení zákaznického účtu.
8. Práva subjektů údajů
Každý subjekt údajů má mimo jiné tato práva:
- právo požadovat přístup ke svým osobním údajům (za podmínek čl. 15 GDPR);
- právo na opravu nebo výmaz osobních údajů (za podmínek čl. 16 nebo čl. 17 GDPR);
- právo na omezení zpracování osobních údajů (za podmínek čl. 18 GDPR);
- právo vznést námitku proti zpracování (za podmínek čl. 21 GDPR);
- právo na přenositelnost údajů (za podmínek čl. 20 GDPR);
- právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů (viz odst. 2 výše).
V případě, že se subjekt údajů domnívá, že bylo porušeno jeho právo na ochranu osobních údajů, má též právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, Holešovice, 170 00 Praha 7.
9. Zákaznický účet
9.1 Zřízení zákaznického účtu
Zřízení zákaznického účtu je zcela dobrovolné, neboť Správce umožňuje provedení nákupu v internetovém obchodu i bez zřízení zákaznického účtu (tzv. bez registrace).
Aby mohl Správce uchovávat osobní údaje vložené do formuláře pro zřízení a vedení zákaznického účtu (či kdykoli později do zákaznického účtu), potřebuje k tomu souhlas.
Do okamžiku, než potenciální zákazník uzavře se Správcem kupní smlouvu (tj. stane se zákazníkem), a následně po splnění všech povinností z uzavřené kupní smlouvy Správce nebude s osobními údaji nakládat jinak než pro účely vedení zákaznického účtu; tím však není dotčena možnost Správce zpracovávat osobní údaje na základě jiných právních základů, zejména na základě souhlasu uděleného pro účely uplatňování přímého marketingu (zasílání obchodních sdělení.
9.2 Zrušení zákaznického účtu
Zákaznický účet lze kdykoli zrušit na základě žádosti o zrušení zákaznického účtu zaslané na některou z kontaktních adres uvedených v odst. 2.2 výše.
Bez ohledu na výše uvedené Správce zruší zákaznický účet nejpozději do 10 let od posledního nákupu zákazníka v internetovém obchodu.
V případě, že k nákupu v internetovém obchodu nikdy nedojde, Správce zákaznický účet zruší do 10 let od jeho zřízení.
10. cookies a další technické údaje
Bližší informace o tzv. cookies a dalších technických údajích zpracovávaných při návštěvě webových stránek internetového obchodu jsou uvedeny v samostatném dokumentu dostupném na Zásady používání souboru cookies
11. ZÁKLADNÍ pojmy
Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (tzv. subjekt údajů); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, příjmení, datum narození, bydliště, e-mail, telefonní číslo, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
Zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
Správcem je obecně osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
Příjemcem je obecně jakákoli osoba, které jsou osobní údaje poskytnuty.
Zpracovatelem je obecně jakákoli osoba, která zpracovává osobní údaje pro správce. Zpracovatel je současně vždy i příjemcem.
Zákazníkem je fyzická osoba, která prostřednictvím internetového obchodu uzavřela se Správcem kupní smlouvu, tedy osoba, která má se Správcem tzv. zákaznický vztah.
Potenciálním zákazníkem je fyzická osoba, která doposud prostřednictvím internetového obchodu neuzavřela se Správcem kupní smlouvu, tedy osoba, která nemá se Správcem tzv. zákaznických vztah.
12. Další informace o zpracování osobních údajů
V případě dotazů ohledně zpracování osobních údajů lze Správce kontaktovat prostřednictvím kontaktní osoby nebo prostřednictvím některé z kontaktních adres uvedených v odst. 2.2 výše.
Obecné informace o zpracování osobních údajů lze nalézt též na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů dostupných na www.uoou.cz.
Tyto zásady nabývají účinnosti dnem 25. 5. 2018.